Vha er Elektronisk fakturabehandling?

Automatisert føring av kreditorreskontroen (fakturaautomatisering) sikter til teknologi som brukes til å strømlinjeforme og automatisere prosesser for håndtering av leverandørgjeld, fjerne manuelle oppgaver og sørge for bedre oversikt og kontroll over viktige økonomiske data.

Accounts payable automation flow

Automatisert føring av kreditorreskontroen (fakturaautomatisering) setter selskapene i stand til å behandle leverandørfakturaer helt uten manuelt arbeid, ved å tilby en digital arbeidsflyt som tar seg av arbeidsoppgaver som tidligere måtte utføres av ansatte i økonomiavdelingen.

En helautomatisert føring av kreditorreskontroen starter med fangst av fakturaopplysninger i et digitalt format, som regel med en skanne- eller registreringsmetode, for eksempel optisk tegngjenkjenning.

Løsningen vil så håndtere koding og ruting av fakturaen gjennom den digitale arbeidsflyten, som bygger på spesifikk logikk som er konfigurert i organisasjonens programvare for automatisert føring av kreditorreskontroen.

Automatisert føring av kreditorreskontroen (fakturaautomatisering) blir integrert i selskapets system(er) for ressursplanlegging (ERP), som sømløst overfører data mellom de to systemene uten å belaste ERP-systemet eller bedriftens øvrige IT-ressurser.

Løsningen har i stor grad redusert risikoen for svindel ved å gi ledelsen og de ansatte i økonomiavdelingen utmerket tilgang til data og rapporteringsmuligheter for strømmen av fakturaer og transaksjoner i hele selskapet.

Automatisert føring av kreditorreskontroen kan gi betydelige kostnadsbesparelser for selskapet, i tillegg til det man sparer ved å kvitte seg med manuelle arbeidsoppgaver. Selskapene kan optimalisere leverandørporteføljen sin, unngå dobbeltbetalinger og feilbetalinger og nyte godt av eventuelle rabatter ved tidlig betaling.

Hvordan automatiserer man kreditorreskontroen?

Organisasjoner som ønsker å automatisere kreditorreskontroen, tar gjerne i bruk en fakturaautomatiseringsløsning som er koblet til ERP-systemet og eventuelle andre forretningsapplikasjoner. I dag finnes det skybaserte programvareløsninger for føring av kreditorreskontro på markedet som passer bedrifter av alle størrelser og i alle bransjer.

Automatisert føring av kreditorreskontroen fungerer litt forskjellig avhengig av hva slags leverandørfaktura som blir håndtert. Ved fakturaer for indirekte kostnader vil programvaren støtte automatisk datafangst, koding og videreformidling av fakturaen til rette godkjenner i organisasjonen. For direkte kostnader der det foreligger en innkjøpsordre (PO), vil systemet automatisk matche fakturaopplysningene med ordren og, dersom alt stemmer, sende fakturaen direkte til betaling uten noen form for menneskelig inngripen. Det er dette som kalles fakturabehandling «uten manuell inngripen» eller «uten manuelt arbeid», og det er målet med å automatisere kreditorreskontroen.

Hvordan velger man rett programvare for fakturaautomatisering?

Selskaper som ønsker å ta i bruk automatisering i kreditorreskontroen bør undersøke forskjellige løsninger for fakturaautomatisering nøye for å finne den som passer best for deres organisasjon. Det er avgjørende at programvaren man velger, støtter alle mulige fakturabehandlingsscenarioer, slik at man oppnår en reell automatisering og får reelle innsparinger i tidsbruk og kostnader. I tillegg er det viktig å forstå hvordan den nye løsningen for fakturaautomatisering integreres med den eksisterende ERP-løsningen for sikre god synkronisering av data og en strømlinjeformet prosess som fjerner manuelle oppgaver og automatiserer kreditorreskontroen.

 

Illustration Accounts payable automation image

 

Illustration Accounts payable automation image

 

Illustration Accounts payable automation image

 

Drop us a line

Raskere fakturabehandling med MediusFlow

Bedrifter som bruker fakturabehandlingssystemet MediusFlow, behandler i gjennomsnitt 67 % av fakturaene i en helautomatisk arbeidsflyt. Vil du øke automatiseringsgraden og oppnå raskere ledetider?