Ökad automatisering och kontroll när SMC lyfte fakturahanteringen till molnet

Caset i korthet:

  • SMC är världsledande experter inom pneumatik och automation för tillverkningsindustrin
  • SMC’s europeiska organisation använder MediusFlow on-premise sedan 2010 och uppgraderade till MediusFlow XI Cloud i januari 2018
  • MediusFlow är integrerat med SMC's affärssystem Infor M3
  • Hanterar ca 70 000 fakturor per år i MediusFlow
  • Effektivisering hanteringstid: från cirka 10 minuter per pappersfaktura till cirka 2 minuter
  • Resultat automatisering: 70% av varufakturorna hanteras i ett fullt automatiserat (touchless) flöde efter endast 4 månader med molnlösningen

SMC logo

Automation och kaizen ledord för SMC

SMC är världsledande experter inom pneumatik och automation för tillverkningsindustrin. Företaget har huvudkontor i Tokyo, Japan, och 500 försäljningskontor representerade i 83 länder världen över som erbjuder automationslösningar till alla 5 kontinenter. Företagskulturen genomsyras av den japanska bakgrunden och konceptet kaizen, som betyder ”strävan efter ständig förbättring”, är närvarande i alla delar av bolaget.

Eftersom vår kärnverksamhet handlar om automation för tillverkningsindustrin är det en självklarhet för oss att även automatisera våra processer för fakturahantering.
Fredrik Lundberg, Projektledare, SMC Corporation

SMC product sample

Livet före molnet: anpassningar, buggfixar och IT-projekt…

SMC’s europeiska organisation har använt en on-premise (installerad) version av MediusFlow sedan 2010. Lösningen var installerad på SMC’s egna servrar vilket innebar att man var delvis beroende av interna IT-resurser för löpande underhåll och uppgraderingsprojekt.

Vår on-premise lösning fungerade men vi insåg att vi saknade en del funktionalitet som fanns i nyare versioner. Det var ibland svårt att hitta tid och resurser hos ekonomi- och IT-avdelningen för olika uppgraderingar som vi egentligen ville göra.

On-premise lösningen resulterade i att man ofta behövde göra lokala anpassningar i lösningen för att tillgodose dotterbolagens behov. Både IT- och ekonomiavdelningarna blev därför inblandade i tidskrävande projekt och buggfixar. 

En modernare lösning i molnet

I januari 2018 tog SMC sin fakturahantering upp i molnet med hjälp av MediusFlow XI Cloud. Tack vare regelbundna, automatiska uppgraderingar vet de nu att de alltid har tillgång till den senaste versionen med all modern funktionalitet.

MediusFlow XI är en standardversion med mycket inbyggd funktionalitet och best practice workflows som väl täcker våra behov. Det som vi tidigare hade byggt anpassningar för, tex avancerad momshantering för vårt italienska bolag, finns nu i standardlösningen vilket sparar enormt mycket tid och resurser för oss.

Sedan SMC uppgraderade till molnversionen av MediusFlow har användarna upplevt en förbättrad tillgänglighet då lösningen är tillgänglig 24/7 via dator eller mobil utan att behöva logga in via VPN. Antalet supportärenden har dessutom minskat eftersom lösningen är helt molnbaserad.

Flytten till molnet har samtidigt inneburit en kostnadsbesparing för oss. Det är svårt att beräkna exakt hur mycket vi sparar då vi tidigare inte interndebiterat tid för vår IT-avdelning. Idag hanterar vi lösningen i stort sett utan någon involvering från IT. Dessutom har vi nu en förutsägbar totalkostnad under avtalsperioden eftersom MediusFlow nu debiteras som en prenumerationsbaserad molntjänst.

70% fullt automatiserad fakturahantering efter 4 månader

Efter endast 4 månader i MediusFlow XI Cloud ser SMC att 70% av alla inköpsorderbaserade fakturor går genom ett fullt automatiserat flöde, s.k. touchless processing. Tack vare avancerad rapporteringsfunktonalitet och dashboards kan de nu mäta effektiviteten i processen med hjälp av ett antal KPI:er, och jämföra med benchmarks baserat på genomsnittet för alla MediusFlow-användare.

Tack vare MediusFlow’s dashboards kan vi nu enkelt rapportera resultat på våra viktigaste KPI:er till huvudkontoret i Japan och verkligen jobba med ”kaizen” – ständiga förbättringar – av fakturahanteringsprocessen.
Vi jämför resultaten för våra olika dotterbolag med varandra och med MediusFlow’s benchmarks för att identifiera förbättringspotential och optimera processen. Vi har redan efter 4 månader nått 70% automatiseringsgrad vilket är över genomsnittet. Men vi är inte nöjda där utan har satt ett mål på minst 80% automatiseringsgrad för alla europeiska dotterbolag.

Fredrik Lundberg, Projektledare, SMC Corporation

Läs om fler kunder som har automatiserat sin fakturahantering med MediusFlow eller kontakta oss för en personlig demo.