Fokus på ständiga förbättringar ger Rejmes ökad automatisering av fakturahanteringen

Caset i korthet:

  • Rejmes Personvagnar AB
  • Hanterar ca 20 000 fakturor per år
  • Använder MediusFlow integrerat till affärssystemet IFS
  • Direkta kostnadsbesparingar motsvarande en heltidsresurs
  • Uppnått 85% automatisk distribution
  • Effektvitetsvinster som sänkt processtiden till i genomsnitt 5,1 dagar

Rejmes Bil MediusFlow customer

Rejmes Bil är en Volvoåterförsäljare med anor från 1949 och siktet inställt på framtiden. Tack vare en tydlig strategi där fokus ligger på kundtillfredsställelse, ständiga förbättringar och allas delaktighet intog företaget 2018 förstaplatsen i kundnöjdhetsundersökningen för alla Volvoåterförsäljare i Sverige.

 

Volvo logo

Hela bolaget genomsyras av förändringar som driver bättre och effektivare processer, oavsett om det handlar om kundbemötande, administration eller rutiner på vår verkstad. Vi är inte rädda för att driva förändringar hårt så länge vi ser att det hjälper oss att bli mer effektiva och ge bättre service till våra kunder.
Niklas Johansson, Ekonomichef, Rejmes Personvagnar

Ingen ska behöva röra en leverantörsfaktura!

Rejmes hanterade tidigare sina leverantörsfakturor i ett föråldrat workflow-system som saknade möjlighet till automatisering och krävde mycket manuellt arbete och kontroll. En heltidstjänst gick åt till scanna, kontera och kontrollera fakturainformation samt jaga in attester från organisationen.

Denna föråldrade process fungerade inte när strategin med löpande förbättringsarbete introducerades. Man valde att modernisera fakturahanteringen och implementera Medius cloudbaserade lösning, MediusFlow, med ett tydligt mål i sikte: ingen ska behöva röra en leverantörsfaktura! I samband med implementeringen valde man även en outsourcad scannings-lösning. Dessutom satsade man på att informera och utbilda bolagets leverantörer om de nya rutinerna för att säkerställa att alla fakturor följer det format som krävs för en hög nivå av automatisering i scanning- såväl som i workflow-ledet.

Rejmes Bil MediusFlow customer

Vår grundsyn är att ingen på ekonomiavdelningen ska behöva röra en leverantörsfaktura. För att nå dit måste vi våga driva stora förändringar i organisation, rutiner och processer.

Stora tidsbesparingar för både ekonomiavdelningen och attestanter

Sedan Rejmes implementerade MediusFlow för fakturahanteringen har man upplevt en ökad effektivitet och stora tidsbesparingar. Istället för en resurs som tidigare lade majoriteten av sin tid på leverantörsfakturor klarar man sig nu med att spendera ca en timme per dag på att hantera avvikelser, dvs de fakturor som av någon anledning inte går igenom den automatiserade processen, ofta på grund av felaktig eller bristande information från leverantörer.

Tack vare effektiva mallar och stöd för automatisering i MediusFlow sparar ekonomiavdelningen mycket tid på arbetsuppgifter som tidigare hanterades manuellt, varje gång.

Tidigare var vi tvungna att manuellt stansa in data till bokföringsordrar varje gång. MediusFlow’s konterings- och fördelningsmallar hjälper oss att förenkla kontering och periodiseringshantering. Och framför allt – spara mängder med tid som vi kan lägga på mer värdeadderande aktiviteter.

MediusFlow har också förenklat hanteringen för de chefer och budgetansvariga hos Rejmes som attesterar fakturor. Istället för att vara låst till en dator på kontoret eller inloggad via VPN kan attestanterna nu granska och godkänna fakturor från vilken enhet som helst, även via mobil när de är på språng.

MediusFlow’s mobillösning är modern och enkel att använda. Den ger oss flexibilitet och snabbar upp hanteringstiden eftersom våra attestanter kan godkänna fakturor när som helst, var de än befinner sig.

Ständiga förbättringar ger ökad automatisering

Rejmes arbetar löpande med att uppdatera system och kommunicera med leverantörer för att säkerställa att rätt data finns på rätt plats för att möjliggöra en automatiserad process. Här kan man enkelt ta ut rapporter i MediusFlow över de fakturor och leverantörer som av någon anledning fastnat och identifiera vilka åtgärder som behövs för att förbättra datakvaliteten och säkerställa automatisering framöver.

Eftersom vi inte längre har någon anställd för att hantera leverantörsfakturor har vi inget annat val än att öka automatiseringen av processen. Vi måste hela tiden bli bättre, jobba effektivare och få mesta möjliga utväxling av de system vi har på plats.

I MediusFlow kan Rejmes även mäta effektivitet på viktiga nyckeltal så att man kan sätta mål, identifiera förbättringsbehov och följa upp på aktiviteter. I dagsläget har man uppnått imponerande 85% automatisk distribution och en total ledtid på i genomsnitt 5,1 dagar.

Det som mäts blir gjort! Vi mäter exempelvis hanteringstid per användare och visar resultaten för ledningsgruppen för att alla ska förstå hur en långsam hantering påverkar hela organisationen. Tack vare MediusFlow finns det inte längre någon ursäkt att vara sen med attesteringen. Den användare hos oss som hanterar den största volymen fakturor har en genomsnittlig hanteringstid på endast 2 dagar.
Niklas Johansson, Ekonomichef, Rejmes Personvagnar