Ökad tillväxt och minskad personalomsättning för Office Management med hjälp av MediusFlow

Office Management hjälper företag med allt som rör kontoret. Företaget har växt kraftigt i Sverige de senaste åren och de stora volymerna av levernatörsfakturor krävde mycket onödig tid och bökigt manuellt arbete.

Via Medius partner Exsitec fick Office Management hjälp att implementera MediusFlow för att automatisera fakturahanteringen. "Exsitecs hjälp med vårt nya elektroniska fakturasystem MediusFlow har kraftigt effektiviserat arbetet med fakturorna och underlättar enormt för vår administration", säger Marie Carlander, System & Projektkoordinator på Office Management.  


Office Management är Nordens ledande aktör inom helhetslösningar för IT, kommunikation och kontor. Man hjälper andra företag med tjänster och produkter för allt som rör kontoret, från IT-tjänster och telefoni till fikalösningar och dokumenthantering. Företaget har växt kraftigt och med nu totalt 450 anställda säljer man betydligt mer. Detta har ökat fakturavolymerna, något som skapade diverse problem inom administrationen.

Vi var inte nöjda med det befintliga elektroniska fakturasystemet. Det var på tok för mycket manuellt arbete med våra stora mängder fakturor och vi fick problem, säger Marie Carlander på Office Management.

Tillväxt och ökad försäljning genererar ännu mer fakturor

Som en konsekvens av den kraftiga tillväxten har Office Management nu mycket stora fakturavolymer från hundratals ordrar om dagen. Totalt hanteras drygt 130 000 inkommande fakturor om året. Detta skapade mycket arbete som var både tidskrävande och ofta monotont och ansträngande för medarbetarna inom administrationen. En medarbetare behövde exempelvis manuellt skanna in stora mängder fakturor i fakturaprogrammet Readsoft och sedan lägga in dessa manuellt i affärssystemet Visma Business. Fakturorna behövde också konteras upp och totalt tog det minst fem minuter per faktura. Denna process blev extremt tidskrävande och ansträngande, samt att det förekom fel på grund av den enorma manuella inmatningen.

Det uppstod problem som fel från den manuella inmatningen och trippelbokningar av fakturor från det gamla systemet. Arbetet var också jobbigt för medarbetarna, det var ett tradigt monotont arbete som till och med ledde till att en person hos oss fick ont i händerna, säger Marie Carlander.

Det behövdes en förändring och Office Management bestämde sig för att implementera MediusFlow som man kände till sedan tidigare. De viktigaste kriterierna vid val av lösning var ökad automatiseringsgrad, varufakturamatchning och att systemet skulle passa in i företagets molnmiljö.   Exsitec, partner till Medius och sedan tidigare även leverantör till Office Management, kontaktades för att hjälpa till med den nya lösningen.

Smidig implementering av MediusFlow

Genom gemensamma workshops identifierade Exsitec affärslogiken och processerna för att kunna förstå och ta fram den lösning som exakt löste verksamhetsutmaningarna. Målbilden var ett projekt med standardiserade processer, med stöd för Office Managements höga fakturavolymer och komplexa organisation med 25-30 dotterbolag och fem olika affärsområden. I slutändan gick detta dock smidigt med en enda integration mellan MediusFlow och Office Managements affärssystem.

Exsitec var på plats hos oss med både affärskonsulter och tekniska experter under en hel vecka. Vi diskuterade och de arbetade fram en optimal lösning för oss, det gick otroligt smidigt, berättar Marie Carlander.   

Det uppstod en del utmaningar i början av projektet för att få den nya lösningen att fungera perfekt för användarna inom administrationen, men Exsitec finjusterade och snart optimerades det nya systemet. Exsitec höll även utbildningar för medarbetarna och var tillgänglig för frågor under den första tiden vilket hjälpte att snabba på inlärningen.

Ökad automatisering minskade onödigt administrativt arbete

Flödet av fakturorna är helt integrerat med affärssystemet och nästan all hantering sker automatiskt. När en faktura behöver hanteras manuellt går detta snabbt och smidigt med hjälpmedel i MediusFlow. Exempelvis kan användaren välja att kopiera tidigare kontering och behöver på så sätt inte komma ihåg eller leta upp konteringsinformationen för varje faktura. För varufakturor som automatiskt matchas mot inköpsordrar, slipper administratörerna enormt mycket manuellt arbete och kan istället fokusera endast på avvikelsehantering, vilket sparar mycket tid. Medarbetarna på administrationen har nu en betydligt enklare arbetsvardag och hinner hantera mycket mer. Den förbättrade fakturahanteringen har också gjort själva lagerhantering smidigare, där lagerdifferenserna nu är minimala.

Det nya fakturasystemet har möjliggjort att vi kan växa med samma styrka på administrationen. Och att det inte är så personberoende är helt klart en fördel, berättar Marie Carlander.

Förutom att minska personalberoende innebär lösningen även en mer konsekvent, säkrare och ekonomisk hantering av leverantörsfakturorna.

Effektiv fakturahantering minskar företagets miljöpåverkan

Med en stor mängd fakturor blir även miljöpåverkan för företaget större. En digitalisering av 1000 leverantörsfakturor om året innebär en jämförbar besparing på miljön med 1464 kilowattimmar (en 60W glödlampa förbrukar 175 kWh per år).

Totalt sett har Office Management minskat sin klimatpåverkan, kraftigt ökat kvaliteten och effektiviserat sin fakturahantering, och man slipper det enorma manuella arbetet. Medarbetare med ont i händerna är ett minne blott då man numera har ett betydligt lättare och roligare arbete. Jämfört med den gamla lösningen har man dubblerat sin egen effektivitet där man kan fokusera på andra arbetsuppgifter och göra mer kvalificerat arbete.

Vi och våra medarbetare inom administrationen är supernöjda och det har minskat vår personalomsättning då många tröttnade med den tidigare lösningen. Exsitec har verkligen uppfinningsrika personer, inget är omöjligt för dem och de har mycket bra lösningar, avslutar Marie Carlander på Office Management.

Fördelar med Mediusflow:

  • Automatisering av fakturaflöden som kraftigt minskar manuellt arbete
  • Fokus på att istället hantera avvikelser på varufakturor och skapa mer kvalitativt arbete för medarbetarna
  • Bättre kontroll i fakturahanteringen − minimera risk för felbetalningar och onödiga affärsrisker
  • Minskade löpande kostnader
  • Obegränsad volym av fakturor
  • Användarvänligt, ingen särskild utbildning krävs
  • Regelbundna uppdateringar av verktyget utanför kontorstid