Redo för automatiserad fakturahantering?

Att manuellt matcha fakturor mot korrekt inköpsorder är en tidskrävande och komplex uppgift. I synnerhet när den kräver matchning på radnivå.

MediusFlow automatiserar fakturahanteringen så att du slipper den krångliga processen att söka, utreda och granska fakturadetaljer. Det sparar förstås värdefull tid och energi.

Med MediusFlows automatiserade fakturamatchning kan du:

  • automatiskt koppla leverantörsfakturor till orderdata i ert affärssystem
  • snabbt och enkelt identifiera, granska och godkänna avvikelser
  • använda analysdata för att identifiera och motverka flaskhalsar i matchningsprocessen.

Upptäck helt automatiserad fakturahantering

Med MediusFlows unika matchningsmotor kan hanteringen av orderbaserade fakturor helt automatiseras. Processen kräver ingen manuell handpåläggning, vare sig av leverantörsreskontra eller någon annan i organisationen. Det är vad vi kallar ”touchless”, eller helt automatiserad, fakturahantering.

MediusFlow matchar automatiskt data från inkommande fakturor mot en inköpsorder, godsmottag eller ett kontrakt. Matchningen kan ske dynamiskt på olika nivåer beroende på vilken data som är tillgänglig och hur mycket data som finns. Det innebär att matchning kan göras på en mängd olika detaljnivåer, såsom radnivå, radtotal och fakturans huvudnivå.

Vill du lära dig mer om automatiserad fakturamatchning?
Ladda ner vårt white paper: 5 tactics to achieve true matching of invoices

Innan MediusFlow hade vi ett helt manuelt flöde och en stor fakturavolym, så vi behövde verkligen hjälp att automatisera processen. Idag går 80% av våra varufakturor rakt igenom systemet helt utan handpåläggning. Dessutom har vi kunnat se betydande kostnadsreduktion och fått mycket bättre spårbarhet och uppföljning.

- Carola Gladh-Ericson, Ekonomiansvarig, Väderstad

Förenkla granskning och attestering

Tack vare en effektiv avvikelsehantering förenklar MediusFlow granskningsprocessen när en faktura avviker från informationen i inköpsordern. Toleransnivåer för accepterade avvikelser kan enkelt anpassas till er verksamhet, specifika leverantörer och behov.

Så fort en avvikelse från de accepterade toleransnivåerna upptäcks av systemet skickas ett meddelande till ansvarig person i er organisation. I stället för att gå igenom hela fakturan rad för rad, ser hon eller han endast den specifika information som ska granskas och kan snabbt och enkelt ta beslut, på mobilen eller vid datorn.

Matcha återkommande fakturor mot kontrakt

MediusFlow kan även automatisera hanteringen av fakturor för återkommande kostnader såsom hyra, leasing och inhyrd personal genom att matcha fakturan mot en betalningsplan i leverantörsavtalet. Genom att konfigurera betalningsplanen med era toleransnivåer och korrekt konteringsinformation behöver ni aldrig se fakturan – den hanteras automatiskt av systemet, helt utan handpåläggning.

Dessutom fungerar MediusFlow på detta sätt som ett digitalt arkiv av era leverantörsavtal för enkel åtkomst online, uppföljning av kostnader och påminnelser för t ex förnyelse.

Kontinuerlig förbättring av automatiseringsgraden

Helt automatiserad fakturahantering innebär att man gör sig av med alla avvikelser helt och hållet. Eftersom MediusFlow är en molntjänst erbjuder vi kraftfulla analysverktyg och benchmarks som identifierar flaskhalsar i processen och tar automatiseringen till nästa nivå. Just nu processar genomsnittliga MediusFlow-användare 70 procent av sina fakturor genom ett helt automatiserat flöde, det vill säga de rör eller ser aldrig dessa fakturor. De företag som är bäst i klassen har över 90 procent fullt automatiserad fakturahantering. Vilken automatiseringsgrad ligger ni på idag?

With more than 90% of all accounts payable invoices now automated and essentially touchless, we now have control of our true financial picture. Everyone is thrilled – the AP team, the business, our suppliers. The outcome is absolutely remarkable!

- Elise Byrd, AP Manager, Silver Eagle Distributors

Further reading

If you’re ready to go truly touchless, kick-start your journey with our resources below.

Case study: How furniture retailer Bohus increased automation level by 100%

Norwegian furniture retailer Bohus has achieved best-in-class AP invoice automation, with 80% touchless processing, by upgrading to MediusFlow in the cloud.

AP efficiency benchmarks for your organization

Discover how similarly sized companies in your industry with the same ERP system perform on the most important accounts payable KPIs.

Demo video

Watch a full demonstration of MediusFlow and discover how easy and efficient invoice management can be for your AP team, your approvers and managers.

Drop us a line