Fluiconnecto maakt forse efficiëntieslag door wereldwijd over te stappen op één oplossing voor de digitale verwerking van facturen

Fluiconnecto is een vooraanstaande internationale onderneming die zich op het leveren van hogedrukslangen en vloeistofkoppelingen richt. Het bedrijf levert producten en onderhoudsdiensten aan diverse markten, waaronder de maritieme sector, olie- en aardgasindustrie en industriële sector. Het concern is vertegenwoordigd in 29 landen verdeeld over vijf continenten en heeft ruim 1.300 medewerkers.

  • Fluiconnecto is een vooraanstaande internationale onderneming die zich op het leveren van hogedrukslangen en vloeistofkoppelingen richt. Het bedrijf levert producten en onderhoudsdiensten aan diverse markten.
  • Oplossing: MediusFlow geintegreerd met Fluiconnecto’s ERP Microsoft Dynamics AX/365
  • Een oplossing voor digitale factuurverwerking in een multi-ERP omgeving
  • Fundatie voor Shared Service Center conform de IT strategie
  • Efficientie resultaat: verhoogde productiviteit van 50%
Fluiconnecto image

Een lappendeken van ERP-systemen

Fluiconnecto omvat een groep van geografisch verspreide bedrijven die zijn verworven door fusies en overnames. Hierdoor werd binnen de organisatie gebruikgemaakt van een lappendeken van ERP-systemen, waaronder Sage, SAP en Microsoft Dynamics. Het concern besloot om al haar dochterondernemingen en businessunits over te laten stappen op Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations. Het belangrijkste doel was om in alle bedrijfsprocessen, van marketing tot aftersales,  Microsoft Dynamics te implementeren. In gevallen waarin de standaardfunctionaliteit geen passende oplossing bood, koppelt Fluiconnecto een best-of-breed oplossing aan Microsoft Dynamics 365. Voor wat betreft het digitaal verwerken van facturen, was MediusFlow de beste oplossing.

Decentrale en arbeidsintensieve factuurverwerking

Een andere uitdaging van het geografisch verspreide concern was dat binnen de organisatie op verschillende manieren met crediteurenfacturen werd omgegaan. Sommige business units maakten hiervoor gebruik van een volledig handmatig, papiergebaseerd proces. Andere businessunits verwerkten facturen via e-mail. Sommige BU’s gingen iets geavanceerder te werk: zij maakten gebruik van een systeem voor de ontvangst van e-facturen op basis van de Electronic Data Interchange (EDI)-standaard.

Met name de handmatige processen waren foutgevoelig. Een ander nadeel was dat facturen de hele organisatie rondgingen. Het afhandelen vanfacturen nam hierdoor veel tijd in beslag. Binnen elke bedrijfsentiteit waren drie fulltime medewerkers nodig voor de registratie, codering, distributie en goedkeuring van facturen. Om verandering in deze situatie aan te brengen besloot Fluiconnecto de basis te leggen voor een Shared Services Center. Dit was onderdeel van de IT-strategie om alle facturen van leveranciers centraal te verwerken, voor het hele concern.

“In elk land is er sprake van minimaal één medewerker binnen de crediteurenadministratie die facturen van leveranciers afhandelt. Deze medewerkers kunnen zonder problemen worden ondergebracht in het shared service center. Op die manier zijn we veel minder tijd kwijt aan  crediteurenbeheer en kunnen we alles centraliseren”, zegt Boudewijn Rast, Group IT manager bij Fluiconnecto.

Om dit te bewerkstelligen ging de IT-afdeling van Fluiconnecto op zoek naar een nieuwe oplossing voor het automatiseren van het beheer van facturen.

Factuurverwerking in één omgeving met verschillende ERP-systemen

Fluiconnecto ging op zoek naar een oplossing die tegemoetkwam aan haar behoefte aan een efficiënt en gecentraliseerd crediteurenproces. Deze oplossing moest eenvoudige koppelingen bieden met de uiteenlopende ERP-systemen die binnen het concern werden gebruikt. Andere belangrijke voorwaarden voor de oplossing voor het automatiseren van de crediteurenfacturen was dat het een cloud-gebaseerde oplossing is die Microsoft Certified is. Die leverancier moest ook over een wereldwijde aanwezigheid beschikken voor ondersteuning qua support en functionaliteit support voor de internationale onderdelen van Fluiconnecto.

“Er zijn maar weinig leveranciers van IT-oplossingen die koppelingen met meerdere ERP-systemen bieden”, zegt Svetoslav Petrov, Business Applications Manager bij Fluiconnecto. “Dat was één van de belangrijkste voordelen van MediusFlow. Hoewel niet al onze bedrijven gebruikmaken van hetzelfde ERP-platform, kunnen we de crediteurenfacturen nu verwerken op basis van één en dezelfde gestroomlijnde workflow. Onze contacten met Medius gaven ons bovendien een sterk vertrouwen in de samenwerking. De medewerkers van Medius dachten met ons mee en voorzagen ons steevast van de juiste informatie.”

Een soepele implementatie en uniforme stamgegevens

Door het gebruik van verschillende ERP-systemen werkten de bedrijven binnen het concern met stamgegevens in uiteenlopende formaten (EDI, PDF, etc). Daarom was de eerste stap om de stamdata te harmoniseren, zodat alle bedrijven hetzelfde uitgangspunt hanteerden en er sprake was van accurate rapportage. Toen dit was gerealiseerd, ging de implementatie van MediusFlow van start. Dit was van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat Fluiconnecto optimaal kon profiteren van de nieuwe oplossing. Stamdata vormt namelijk de sleutel tot een hoge mate van automatisering en kwalitatief goede financiële rapportage.

“Eerst moet je overeenstemming bereiken over een gemeenschappelijke datastructuur en het rekeningschema. Dit is nodig om transparant te rapporteren. Vervolgens kun je van start gaan met de implementatie van de oplossing voor het automatiseren van de verwerking van facturen”, zegt Boudewijn Rast.

Het concern was in staat om MediusFlow op een bijzonder soepele manier in productie te nemen. “Omdat we bij Fluiconnecto de ERP-systemen op hetzelfde moment vervingen, werd er bijzonder veel flexibiliteit van het team van Medius gevraagd. We waren enorm onder de indruk van de implementatiemethodiek, het gestructureerde implementatieplan en de tijdige leveringen van MediusFlow. Hierdoor was het van tevoren duidelijk wie verantwoordelijk was voor welke taken. We waren gewend aan bijzonder hectische inproductienames, maar dankzij de aanpak van MediusFlow verliep alles vlekkeloos.’ – zegt Boudewijn Rast.

Een productiviteitstoename van 50%

Fluiconnecto wil het voortouw nemen qua procesefficiëntie en volwassenheid van haar IT-omgeving. Alle medewerkers die zich bezighouden met de verwerking van facturen zijn getraind in het gebruik van MediusFlow. Daarmee kunnen ze productiever hun dagelijkse werkzaamehden uitvoeren. MediusFlow heeft daarmee bijgedragen aan een snellere en efficiëntere afhandeling van facturen.

“Met MediusFlow kunnen we in dezelfde tijd 50% meer facturen verwerken ten opzichte van de vorige oplossingen. En nu we een geautomatiseerd 3-way matchingproces voor facturen hebben ingericht, is MediusFlow in staat om grote aantallen facturen automatisch te verwerken, zonder dat iemand die hoeft te zien en aan te passen”, concludeert Boudewijn Rast.