Wereldwijde uitrol van geautomatiseerde factuurverwerking bij Elekta

Elekta is een internationaal bedrijf voor menselijkeverzorging dat baanbrekend werk verricht op het gebiedvan belangrijke innovaties en klinische oplossingen voorde behandeling van kanker en hersenaandoeningen.Met 6.000 klanten en 32 bedrijven in 28 landen, verbetertElekta voortdurend de administratieve processen omervoor te zorgen dat het volledig gebruikmaakt van zijnresources.

In 2011 maakte Elekta een enorme sprong voorwaartsdoor de handmatige verwerking van leveranciersfacturennaar een volledig geautomatiseerd crediteurenprocesmet MediusFlow in te richten.

De belangrijkste reden voor deze optimalisatie was omde interne controle te verbeteren. Een Shared ServicesCenter werd gelanceerd op het Britse kantoor van Elektain Crawley. Het werd uiteindelijk een Centre of Excellencevoor de hele Elekta-groep. Een succesmodel voor eenwereldwijde uitrol.

‘Vanuit hetoogpunt vaninkopen zijn demeest uitgebreideactiviteitenvan Elektain het VerenigdKoninkrijkgeorganiseerd.Daarom was ereen grote behoefte aan een duidelijker en meergeorganiseerd factuurverwerkingssysteem met line itemmatching en een eenvoudigere gebruikersinterface.Vier jaar later beschouwen we dit project als een goedvoorbeeld van de beste practices in het gebruik vanslimme technologie om ons bedrijf wereldwijd te versterken.’ Andrew Ainsworth, Finance Manager Elekta UK 

Succesvolle Europese roll-out

Na de beslissing om een Shared Services Center inde UK te starten, startte de Europese uitrol in 2012.De strategie bestond eruit leveranciersfacturen inlokale Elekta-bedrijven door heel Europa te scannenen vervolgens MediusFlow te gebruiken om inkomendefacturen van Crawley, UK, te verwerken en af tewikkelen. Elekta’s bedrijven in Zweden, Duitslanden Nederland waren de eersten die elektronischefactuurverwerking implementeerden. Dit werd eensucces waarna snel de uitrol in Europa en zelfs inZuid-Afrika volgde.

‘We zijn gestart met een staf van drie medewerkersdie 50.000 facturen verwerkt in een handmatig proces.Vandaag behandelt hetzelfde aantal medewerkers120.000 facturen voor tien Elekta-bedrijven inEuropa en Zuid-Afrika. Het is echt een fantastischvoorbeeld van hoe moderne technologie bedrijvenals de onze kan verbeteren’, zegt Andrew, projectmanager van de wereldwijde uitrol.

Naast het grote aantal leveranciersfacturen van deBritse activiteiten van Elekta, verwerkt het SharedServices Center in Crawley alle leveranciersfacturenvan Elekta’s activiteiten in Frankrijk, Spanje, Duitsland,Oostenrijk, Zwitserland, Zweden, Turkije, Nederland,Zuid-Afrika en, vanaf november 2015, ook in Polen.En er zijn meer landen die staan opgelijnd om teprofiteren van Elekta’s factuurverwerking op regelniveauen slimme workflow voor eenvoudige goedkeuring.

Zonder extra medewerkers kunnen we de volumesvan leveranciersfacturen van Elekta in Griekenland,België en Tsjechië toevoegen zodra ze overstappenop ons ERP-systeem, merkt Andrew Ainsworth op.

Minder administratie en betere controle met MediusFlow

Kortom, de ingebruikname van MediusFlow bespaartresources. Slim scannen, line items aanpassen eneen gemakkelijke goedkeuringstroom creëren eensoepel inkoopproces dat de controle verbetert en geldbespaart. Met andere woorden, een geheel nieuwniveau van efficiëntie! 

‘We zouden allemaal thuis kunnen blijven en hetsysteem zijn kunstje kunnen laten doen. Nee, zondergekheid, ik geloof dat dit een echte traktatie is vooralle betrokkenen.’De crediteurenafdeling, onze managers en allemedewerkers keuren veilig facturen op hun smartphonesgoed terwijl ze onderweg zijn. Er is natuurlijk altijd ruimtevoor verbetering en we streven er voortdurend naarom bij elke stap onszelf te verbeteren. We moedigenbijvoorbeeld steeds meer leveranciers aan om facturendigitaal te verzenden in plaats van op papier.’ Andrew Ainsworth, Finance Manager Elekta UK

Vandaag ontvangen we ongeveer 60 procent van de120.000 leveranciersfacturen via e-mail in formatenzoals XML en PDF. Het patroon is duidelijk. Zuid-Europageeft nog steeds de voorkeur aan papieren facturen,terwijl Noord-Europa de voorkeur geeft aan elektronischefacturen. In de UK is slechts 20 procent van de facturenop papier gebaseerd.

Europa een rolmodel voorwereldwijde uitrol

Na de succesvolle oplevering van het project in Europaheeft de Elekta-groep MediusFlow zijn wereldwijdekeuze gemaakt. Dezelfde technologie wordt nu gebruiktin Noord-Amerika, Afrika, Oceanië en Azië. In totaalgebruiken 22 bedrijven en 2.300 gebruikers in 17 landenMediusFlow om hun crediteurenproces te verbeteren.De volgende landen in rij zijn: Zuid-Korea, Japan enChina in het najaar van 2015. Het plan is om het Britsevoorbeeld te volgen en Shared Services Centers tecreëren die Noord-Amerika en Azië gaan bedienen.

‘Medius is echt een wereldwijde leverancier vanPurchase to Pay oplossingen en heeft keer op keerbewezen dat het internationale implementaties kanondersteunen, ongeacht de vereisten van de markt.De combinatie van de OCR-engine (Optical CharacterRecognition) en het matchen met de inkooporders,biedt ons een oplossing van wereldklasse voorcrediteurenafdelingen. Ik zie echt nergens anders eenbeter alternatief.’ Andrew Ainsworth, Finance Manager Elekta UK

Over Elekta

Elekta is een wereldwijd bedrijf voor medischetechnologie met hoofdkantoor in Zweden. Ze pionieren inbaanbrekende innovaties en klinische oplossingen voorde behandeling van kanker en hersenaandoeningen,zoals het Leksell Gamma Knife, dat wordt gebruikt voorde behandeling van tumoren. www.elekta.com