Snellere factuurverwerking en verbeterd inzicht bij SoftwareONE met MediusFlow

Wereldwijde aanbieder van cloudoplossingen SoftwareONE heeft een handmatig, tijdrovend proces voor het verwerken van facturen vervangen door MediusFlow. Hierdoor is een geautomatiseerde verwerking van order gebaseerde facturen voor meer dan 90% mogelijk en is het end-to-end proces van factuurverwerking versneld.

Papierstoring bij groeiende Cloud organisatie

SoftwareONE is een wereldwijde toonaangevende leverancier van end-to-end software- en cloudtechnologie oplossingen, met haar hoofdkantoor in Zwitserland. Met ongeveer 5.300 medewerkers en verkoop- en serviceleveringsmogelijkheden in 90 landen, biedt SoftwareONE ongeveer 65.000 zakelijke klanten software- en cloudoplossingen van meer dan 7.500 uitgevers.

Voordat geautomatiseerde factuurverwerking met MediusFlow werd geïmplementeerd, verliep het factuurverwerkingproces bij SoftwareONE 100% handmatig, met veel papieren facturen die in de organisatie rondzwierven voor goedkeuring en archivering. Fouten waren overduidelijk en het goedkeuringsproces duurde lang.

“Het wegwerken van papieren facturen en het verbeteren van de nauwkeurigheid en controle waren twee van de belangrijkste factoren om een oplossing voor het geautomatiseerd verwerken van facturen te implementeren. Als groeiende organisatie kunnen we het ons niet veroorloven dat onze medewerkers van de crediteurenadministratie bezig zijn met het najagen van het verkrijgen van goedkeuring op papieren facturen, we hadden een meer schaalbaar proces nodig. ”- Pim Beijen, Group NWC Manager, SoftwareONE

De keuze: een cloudoplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking met integratie naar Microsoft Dynamics NAV

SoftwareONE heeft een grondig onderzoeks- en selectieproces doorlopen om een oplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking te vinden die aan hun specifieke behoeften voldoet. Het projectteam creëerde op basis van de vereisten een scoremodel die vanuit verschillende onderdelen binnen de organisatie, waaronder inkoop, financiën en IT afkomstig waren.

Het selectieproces omvatte ook technische vereisten, zoals een solide integratie met het ERP-systeem Dynamics NAV van SoftwareONE. Financiële vereisten, zoals het automatisch kunnen matchen met inkooporders en uitgebreide rapportagemogelijkheden waren tevens onderdeel van de selectiecriteria.

Met wereldwijd 88 juridische entiteiten was het van cruciaal belang dat de oplossing tevens de lokale wet- en regelgeving, verschillende talen- en valuta ondersteunt.

Op basis van het scoremodel werd MediusFlow als cloudoplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking van MediusFlow geselecteerd om SoftwareONE te ondersteunen bij hun transformatieproces voor de verwerking van de wereldwijde facturenstroom. “Voor efficiency-doeleinden was het voor ons een vereiste om een cloudoplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking te selecteren. De geavanceerde matching mogelijkheden van MediusFlow en de standaard integratie met Microsoft Dynamics NAV hebben ook sterk bijgedragen aan onze beslissing. ”- Pim Beijen, Group NWC Manager SoftwareONE.

Direct resultaat in doorlooptijden factuurverwerking

Sinds de implementatie van MediusFlow heeft SoftwareONE directe verbeteringen in de efficiëntie in het proces ervaren. Omdat de oplossing krachtige matching functionaliteit op basis van inkooporders en out-of-the-box workflows op basis van best practices biedt, heeft SoftwareONE binnen enkele maanden een gemiddelde ‘touchless’ ratio van meer dan 90% bereikt. In één land bereikte de ‘touchless’ ratio een verbazingwekkende 94% in slechts 2 weken na go-live. De doorlooptijden voor de goedkeuring van facturen zijn aanzienlijk verkort. Met name de responstijden van het management, die nu via hun mobiele telefoons facturen goedkeuren, zijn gedaald van 6 weken naar slechts 2 dagen!

“Met MediusFlow hebben we vanaf het begin hoge percentages voor het geautomatiseerd verwerken van facturen bereikt. En we werken proactief aan continue procesoptimalisaties. We beschikken nu ook over een beter inzicht in het proces om te begrijpen waar dingen misgaan en waar we het proces kunnen verbeteren. Wanneer een factuur niet automatisch wordt gematcht, onderzoeken we het probleem. Hierna nemen we contact op met de leverancier om de factuur te laten corrigeren en vragen deze opnieuw aan ons te verzenden, zodat we de factuur automatisch kunnen matchen en ons proces verder kunnen verbeteren. ”- Pim Beijen, Group NWC Manager

Eigen data capture oplossing verhoogt automatisering

Om geautomatiseerde factuurverwerking te maximaliseren, testte SoftwareONE twee verschillende opties voor het uitlezen van factuurgegevens: een externe oplossing en de eigen oplossing in MediusFlow voor data capture. Tijdens de testperiode ondervond SoftwareONE een efficiënter proces en minder handmatige handelingen bij het vastleggen van factuurgegevens in MediusFlow. SoftwareONE zou ook het onboarden en de ingebruikname door medewerkers kunnen versnellen. Dit komt doordat het gehele proces van factuurverwerking wordt beheerd in één oplossing met één gebruikersinterface.

“Eén geïntegreerde oplossing en één interface zorgen voor een snelle training en ingebruikname van de oplossing door onze medewerkers. Het uitlezen van facturen via MediusFlow heeft het inkomende factuurproces geautomatiseerd en zorgt voor een zeer hoge matching ratio van order gebaseerde facturen. Naarmate de herkenning van facturen in de loop van de tijd verbetert, zal dit de efficiëntie in het proces voor het verwerken van facturen en de productiviteit binnen onze organisatie verhogen. ”- Pim Beijen, Group NWC Manager

Verbeterd inzicht en financiële rapportages

Het verbeteren van de efficiëntie van de financiële processen was een belangrijke doelstelling van SoftwareONE om MediusFlow te implementeren. Nu alle factuurgegevens in één enkele omgeving beschikbaar zijn met daarnaast aanpasbare rapportages en ingebouwde dashboards, kunnen de financiële afdelingen van SoftwareONE erop vertrouwen dat ze op elk gewenst moment van de dag een volledig inzicht hebben in de status van de facturen.