Wat is Geautomatiseerde factuurverwerking?

Geautomatiseerde factuurverwerking betekent dat leveranciersfacturen in een volledig digitale workflow worden verwerkt, waarin een aantal of alle stappen automatisch worden beheerd door de geautomatiseerde factuurverwerkingsoplossing.

Accounts payable automation flow

Geautomatiseerde factuurverwerking stelt bedrijven in staat om leveranciersfacturen 'touchless' te verwerken door een digitale workflow te bieden die de stappen die voorheen door een medewerker van de crediteurenadministratie werden uitgevoerd over te nemen.

Algehele geautomatiseerde factuurverwerking begint met het vastleggen van factuurgegevens in een digitaal formaat, meestal in de vorm van scan- of herkenmethode, zoals optische teken herkenning (OCR).

Geautomatiseerde verwerking van facturen zorgt ook voor de codering en routering van de factuur via een digitale workflow, welke functioneert op basis van specifieke logica die geconfigureerd is in de factuurverwerking software.

De factuurverwerkingoplossing wordt geïntegreerd in het Enterprise Resource Planning (ERP) -systeem (en) van een bedrijf. Hierdoor wordt gebruikt gemaakt van de reeds aanwezige data tussen de twee systemen zonder de ERP-omgeving of IT afdeling te belasten.

Geautomatiseerde factuurverwerking vermindert het risico op fraude aanzienlijk door de inzichtelijkheid die het management en de crediteurenadministratie hebben in de stroom van facturen en transacties binnen het bedrijf.

Naast de besparing van het elimineren van handmatige werkzaamheden kan een bedrijf ook aanzienlijke besparingen behalen met geautomatiseerde factuurverwerking. Bedrijven kunnen hun leveranciersbeoordeling optimaliseren, dubbele of onjuiste betalingen voorkomen én profiteren van kortingen door gebruikmaking van betalingskortingen.

Hoe de verwerking van facturen te automatiseren?

Organisaties die hun factuurverwerking willen automatiseren, implementeren meestal een oplossing die geïntegreerd is in hun ERP-systeem en mogelijke andere ingebruik zijnde applicaties. Tegenwoordig zijn er cloud gebaseerde oplossingen voor geautomatiseerde factuurverwerking op de markt beschikbaar die geschikt zijn voor verschillende bedrijfsgroottes en verschillende industrieën.

Het geautomatiseerd werken van facturen werkt anders afhankelijk van het type leveranciersfacturen dat wordt verwerkt. Voor expenses of indirect kostenfacturen verzamelt de geautomatiseerde factuurverwerkingoplossing de factuurdata, codeert en distribueert deze aan de juiste goedkeurder binnen het bedrijf. Voor directe kosten waarvan een inkooporder beschikbaar is, zal de oplossing automatisch de factuurdata matchen met de inkooporder en, wanneer alles overeenkomt, de factuur direct verzenden voor betaling zonder menselijke tussenkomst. Dit is wta men het 'touchless' verwerken van facturen noemt en is ook het uiteindelijke doel van geautomatiseerde factuurverwerking.

Hoe selecteert u een oplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking?

Bedrijven die het proces van verwerken van facturen willen automatiseren, dienen verschillende oplossingen zorgvuldig te onderzoeken om te zorgen dat de gekozen oplossing het best past bij hun wensen en het bedrijf. Het is cruciaal dat de geselecteerde oplossing elk factuurverwerkingscenario kan ondersteunen om zo ​​de automatisering van de factuurverwerwerking te garanderen en aanzienlijke besparingen in tijd en kosten te behalen. Daarnaast is het belangrijk te onderzoeken hoe de nieuwe software wordt geïntegreerd met het bestaande ERP-systeem om synchronisatie van gegevens en een gestroomlijnd proces te garanderen om handmatige werkzaamheden tot het verleden te laten behoren en een geautomatiseerd proces van factuurverwerking op te leveren.

 

Illustration Accounts payable automation image

 

Illustration Accounts payable automation image

 

Illustration Accounts payable automation image

 

Drop us a line

Snellere factuurverwerking met MediusFlow

Bedrijven die gebruik maken van de MediusFlow () kunnen gemiddeld 67% van hun facturen automatisch in een touchless workflow verwerken. Wilt u ook en hogere automatiseringsgraad en een kortere doorlooptijd voor het goedkeuringsproces?