Vha er Fakturamatching?

Fakturamatching handler om å sammenlikne og koble sammen en leverandørfaktura med de underliggende dataene som kostnaden bygger på: en innkjøpsordre og en følgeseddel eller en kontrakt.

Invoice matching in MediusFlow

Matche rekvisisjoner med fakturaer

Det er komplisert og tidkrevende å matche fakturaer med innkjøpsordrer og følgesedler manuelt. Særlig når det krever at man matcher fakturaer med ordren på linjenivå. En løsning for fakturaautomatisering kan håndtere en stor del av fakturamatchingen slik at fakturaen behandles i en helautomatisert arbeidsflyt – helt uten manuell inngripen.

 

Hva skjer når en faktura ikke matcher innkjøpsordren?

Når informasjonen på fakturaen ikke matcher de underliggende dataene i innkjøpsordren, oppstår det et avvik. Dette avviket må sjekkes og håndteres av den personen i organisasjonen som er ansvarlig for det aktuelle innkjøpet. I mange tilfeller er dette en komplisert og tidkrevende oppgave. Men også her kan et program for fakturaautomatisering forenkle og strømlinjeforme prosessen ved å identifisere avvik automatisk og bare sende de aktuelle fakturalinjene til rett person for gjennomgang og beslutningstaking.

 

Oppdag fakturamatching uten manuell inngripen

 

 

Forskjellige nivåer av automatisert fakturamatching

Det finnes forskjellige nivåer av automatisert fakturamatching. Disse henviser til antall støttedokumenter en faktura er matchet mot i løpet av prosessen.

  • 2-veis fakturamatching verifiserer at fakturaen matcher den tilhørende innkjøpsordren
  • 3-veis fakturamatching verifiserer at fakturaen matcher både innkjøpsordren og varene som er mottatt
  • 4-veis fakturamatching bruker ett kriterium til for å verifisere at fakturaopplysningene også matcher godkjennings- eller inspeksjonsdokumentet når dette trinnet er en del av innkjøpsprosessen

De fleste bedrifter bruker 3-veis fakturamatching. For å kunne aktivere automatisk 3-veis fakturamatching må man forsikre seg om at masterdataene – inklusive leverandørkontoen, detaljer på innkjøpsordrer og varemottakskvitteringer – kan synkroniseres sømløst mellom ERP-systemet og fakturaautomatiseringsløsningen.

Automatisert fakturamatching